Waarom zouden organisaties meer aandacht mogen besteden aan exit-gesprekken? Lees over de ex-werknemer als reclamezuil en de bijdrage aan employer branding.

In het streven de kwalitatieve en kwantitatieve bezettingsproblemen in organisaties te voorkomen en duurzaam organisatiesucces te realiseren, zal het aantrekken van werknemers met de juiste talenten steeds belangrijker worden. Het feit dat hier door de top van het bedrijfsleven veel belang aan wordt gehecht komt ook naar voren uit diverse onderzoeken. Op zich is dit een logisch maar tegelijkertijd ook het intrappen van een al langer bekende open deur. De langverwachte concurrentieslag om het menselijk kapitaal is gaande, alleen gaat dit nu pas in de bestuurskamers de aandacht krijgen die al langer noodzakelijk is.

Organisaties lopen lichtjaren achter

De vraag is echter of de focus niet teveel ligt op de voorkant en dan specifiek het werven en selecteren van nieuwe werknemers. Het is namelijk een gegeven dat de toevoer van vers bloed, in de vorm van nieuwe toetreders tot arbeidsmarkt, in de westerse wereld sterk zal dalen door demografische en economische omstandigheden. Denk bij dit laatste aan jongeren die langer regulier onderwijs blijven volgen omdat er nu onvoldoende kansen zijn op de arbeidsmarkt en ook de stagnatie in doorstroming, doordat werknemers vanwege financiële zekerheid zoeken. Daarnaast zorgen de ontwikkeling van diverse vormen van social media, waar organisaties qua inrichting en mindset vaak lichtjaren op achterlopen, voor snel uitdijende netwerken van virtuele verbindingen tussen mensen. En in deze netwerken wordt over van alles gesproken, dus ook over de wijze waarop organisaties omgaan met het menselijke kapitaal en hier ligt ook een uitdaging.

De utopie van de lerende organisatie

Gezien al deze ontwikkelingen zal het faciliteren van het aanwezige (latente) talent wellicht nog belangrijker gaan worden dan het werven en selecteren van nieuwe werknemers. Het is dus niet ‘of’ maar ‘en’. In relatie tot het behoud van talent en het aantrekken van nieuw talent is het voor werkgevers dus van belang meer aandacht te besteden aan signalen welke nu niet goed of onvoldoende in beeld komen. Één van de hulpmiddelen om dit inzichtelijk te krijgen is het exitgesprek. Dit instrument is echter nog te vaak een ondergeschoven kindje in het denk- en doe-proces. Hierdoor komt belangrijke informatie over cultuur, structuur, leiderschap, faciliteiten, enzovoort, die van belang is voor de werving en het behoud van talent, niet in beeld bij de besluitvormers en degenen die zich bezighouden met arbeidsmarktcommunicatie. Organisaties leren daardoor onvoldoende van de fouten en successen en de veelgenoemde en geroemde ‘lerende organisatie’ is dan verworden tot een papieren tijger.

Richard van der Lee van Organileren.nl en Lodi Planting, host van het kennisplatform Retentie-management.com en oprichter van Employerbility, beschrijven hieronder waarom organisaties meer aandacht mogen besteden aan de rol van exitgesprekken als katalysator voor employer branding.

De ex-werknemer als reclamezuil

Van der Lee: “Door alle ontwikkelingen op het gebied van social media, in combinatie met de toenemende mondigheid van werknemers, kunnen ‘slechte’ werkgevers in de toekomst de schone schijn van zogenaamde ‘best place to work’ als wervingstruc richting de buitenwereld, niet meer gebruiken. Door de verregaande transparantie en de relatie met de bewegingen en verbindingen via de social media, zal dit camouflagegedrag namelijk steeds sneller worden doorgeprikt. De imagoschade die hiermee wordt aangericht zal slechts sporadisch en met heel veel moeite door arbeidsmarktcommunicatie te repareren zijn, en de aantrekkingskracht op het aanwezige en nog te werven talent zal snel afnemen. Een ander gevolg is een exodus van vertrekkende werknemers bij het aanbreken van de economische zonneschijn, waarbij in veel gevallen goede primaire arbeidsvoorwaarden geen soelaas meer gaan bieden in relatie tot het loyaliteitsgevoel richting werkgever.”

“Het is dus logisch dat het belang van de match tussen de organisatiestructuur en cultuur op het aanwezige en te werven talent steeds groter zal worden. Hierbij is het ook duidelijk dat de werknemer van nu en de toekomst andere beelden heeft wanneer het aankomt op hiërarchische verhoudingen, werk-privébalans en de invulling van het persoonlijke ontwikkelpad dan de werknemer van vroeger. Een andere consequentie van genoemde ontwikkelingen is dat de werknemer, die vrijwillig of bijvoorbeeld gedwongen door bijvoorbeeld een re-organisatie vertrekt, van steeds groter belang gaat worden wanneer het aankomt op arbeidsmarktcommunicatie en het gewenste werkgeversimago. Kortom, de (ex-)werknemer gaat fungeren als wandelende reclamezuil! Het belang om continue te verbeteren is dus groot en dit kan in beeld worden gebracht door goed gevoerde exitgesprekken. Tijdens deze gesprekken, mits door de juiste persoon gevoerd, komen namelijk zaken naar voren die bijvoorbeeld nu ontbreken in het ‘totaalplaatje’ vanuit medewerkerstevredenheidsonderzoeken. In dit soort onderzoeken worden namelijk de ex-werknemers vaker niet dan wel meegenomen in de onderzoekspopulatie. Hierdoor ontstaat een vertekend beeld wanneer het aankomt op de faciliteiten en ontwikkelingen die relevant zijn voor het werkgeversimago.”

Bijdrage aan employer branding

Planting: “Exitgesprekken zijn in dit kader onderdeel van het managen van uitstroom als goede werkgever. Dit als onderdeel van talentmanagement en engagement-beleid. Dat maakt dat het exitgesprek twee doelen heeft. In eerste plaats het achterhalen van de vertrekreden, zodat ander talent behouden kan worden. In tweede plaats dient dit om op een fatsoenlijke manier afscheid te nemen van elkaar, zodat de vertrekkende werknemer niet rancuneus is in zijn uitingen, in relatie tot de organisatie.

Elke vertrekreden is een geldige reden. Organisaties moeten nu echter nog te vaak gissen naar de werkelijke reden en hoe kunnen zij dan oplossingen bieden voor deze uitdagingen? Het achterhalen van de vertrekreden is dus belangrijk wanneer organisaties ongewenst verloop willen voorkomen. Zeker wanneer dezelfde reden telkens terugkomt. Een belangrijke voetnoot is wel dat organisaties die gevolg geven aan de leermomenten, welke voortkomen uit de exitgesprekken. Dus niet langer met de kraan open dweilen, maar daadwerkelijk gerichte acties ondernemen ter verbetering. Anders zullen de achterblijvers het instrument gaan wantrouwen, wat ten koste gaat van een sterk werkgeversmerk.

Een ander belangrijk detail is dat exitgesprekken het best vooraf worden gegaan door een gestructureerde vragenlijst. Wanneer deze vragenlijst op voorhand wordt ingevuld door de vertrekkende medewerker, dan staan de antwoorden gedocumenteerd en kan tijdens het gesprek dieper op zaken worden ingegaan die verduidelijking behoeven. Tegelijkertijd is een vragenlijst een prima kapstok voor een goed gesprek. Dit maakt het achterhalen van de vertrekreden ook een stuk eenvoudiger.”

Exitgesprekken dragen bij aan profits

“Het belang van het tweede doel, namelijk het op een fatsoenlijke manier afscheid nemen, wordt nu zwaar onderschat door organisaties. Van der Lee haalde het ook al aan dat vertrokken medewerkers perfect als reclamezuil kunnen dienen. Sterker nog, het gras is niet altijd groener bij de buren. Uit een onderzoek dat ik een tijd geleden las kwam naar voren dat 22 procent van de vertrokken werknemers ooit wenst terug te keren en hoe kan een organisatie dit verkopen als het zijn eigen ruiten heeft ingegooid?

Organisaties die deze doelen op waarde schatten gaan de uitstroom beter managen, wat zal leiden tot een extra bijdrage aan de invulling van goed werkgeverschap. Werknemers weten namelijk op dit gebied perfect waar zij aan toe zijn (ook wanneer zij vertrekken) omdat zij als hoogste goed binnen de organisatie worden bezien. Dit betekent ook dat organisaties hiernaar moeten handelen en dat hoeft niet veel te kosten. In feite is het tegendeel het geval. Investeren in vertrekkende medewerkers kan een organisatie zelfs veel geld opbrengen, doordat wordt geleerd van fouten en successen. Hierdoor kan bijvoorbeeld ongewenst verloop van het aanwezige en benodigde talent worden voorkomen, wat kostenbesparingen op het gebied van inwerken, opleidingen en werving & selectie met zich meebrengt.”

*dit artikel is eerder gepubliceerd op Managersonline en AllesoverHR.nl