Hoe zit dat eigenlijk met “ja, maar………..” bij jouw organisatie wanneer het gaat over projecten of verandertrajecten? Lees over excuses, nespresso-momentjes en 4 tips.

Ja,maar………….

Ja, maar ………………

1. ……………mijn ‘echte’ manager vroeg mij of ik even wat wilde doen voor de afdeling. Dat ging
   voor.
2. …………..jij bent als projectleider onbereikbaar, want je zit continue in vergadering.
3. ………….ik moet mijn kinderen naar school brengen en kan daardoor niet aanwezig zijn
   tijdens de weekstart.

Herkenbaar of niet? Ja, maar……….. kom je vaak tegen tijdens projecten, zeker wanneer er sprake is van projectteams die zijn samengesteld uit ‘uitgeleende’ professionals uit de lijnorganisatie. En natuurlijk is het in dit soort situaties heel makkelijk te wijzen naar de betreffende professional en er allemaal termen bij te halen, zoals ongeschikt, onprofessioneel, ongemotiveerd, oncollegiaal en ga zo maar door.

Ja, maar……. en de organisatie

Natuurlijk kunnen alle deze termen, in relatie tot het individu, van toepassing zijn. De Ja, maar………..-opmerkingen kunnen echter ook verklaard worden door naar de organisatie te kijken. En dan kan het zo maar zijn dat je, na een goede inventarisatie, het volgende kan tegenkomen als oorzaak, gekoppeld aan de drie beschreven Ja, maar………..-opmerkingen

1. Binnen veel organisaties wordt projectmanagement gezien als taak die er door de professional even bij kan worden gedaan. Het teamlid in kwestie heeft dus naast zijn projecttaken ook te maken met ‘reguliere’ werkzaamheden. En driemaal raden wat echt voor gaat wanneer keuzes moeten worden gemaakt. Het project wordt dan gezien als iets wat tijdelijk is en waarvoor vaak maar een beperkt aantal uren beschikbaar is. Natuurlijk heel belangrijk, maar niet belangrijk genoeg wanneer er urgente zaken spelen op de afdeling, waar het teamlid dagelijks werkzaamheden verricht. Dit naast het spanningsveld dat wordt veroorzaakt doordat verzoek komt van de formele leidinggevende, die ook nog eens invloed uitoefent op de jaarlijkse ‘beoordeling’.
2. Wat binnen organisaties geregeld zichtbaar is, is dat projectleiders zich laten leven door de organisatorische overlegagenda. Immers, de opdrachtgever moet worden bijgepraat, de stuurgroep wil rapportages bespreken en ook de andere stakeholders vragen om aandacht. En dan nog te bedenken dat het voor veel projectleiders, net als voor de teamleden, een taak is die er even bij wordt gedaan. Op dat moment schiet de belangrijkste activiteit van projectleiders er vaak bij in, namelijk het faciliteren en (bege)leiden van de teamleden om gezamenlijk de projectdoelstellingen te realiseren.
3. Het bij elkaar zetten van medewerkers van verschillende afdelingen wil nog niet zeggen dat zij samen een goed projectteam vormen. Wat je geregeld ziet is dat projectteams worden gevormd door professionals, die worden ‘uitgeleend’ en aangeleverd door het lijnmanagement. En daar zit vaak de kink in de kabel. Er is namelijk een verschil tussen werkzaamheden in projecten en de ‘gewone’ werkzaamheden die worden uitgevoerd, wat vraagt om andere talenten en vaardigheden. En dan hebben we het nog niet over beschikbaarheid, waarbij parttime of fulltime inzet een rol speelt evenals commitment, in relatie tot afspraken die gezamenlijk worden gemaakt.

Tips

In deze blog gaat het slechts om drie specifieke ‘Ja-maar…….-voorbeelden’, die je tegen kan komen tijdens projecten. Maar hoe kun je dit voorkomen binnen een professionele organisatie? Hieronder een aantal tips, waarbij de lijst natuurlijk nog lang niet volledig is. Het aanvullen laat ik graag over aan de lezers:

1. Laat de beoogde projectleider vooraf in kaart brengen welke specifieke talenten en vaardigheden binnen het projectteam nodig zijn om het project succesvol af te ronden en stel, in afstemming met het lijnmanagement, op basis hiervan het team samen. Je kunt hierbij gebruik maken van de bekende Belbin-test, maar natuurlijk zijn er ook andere instrumenten beschikbaar.
2. Maak intern (als projectleider en opdrachtgever) duidelijke afspraken met de leidinggevenden, die fungeren als uitleners, over de inzet van teamleden voor een project. Qua inzet geniet het overigens de voorkeur om dit zoveel als mogelijk op vaste dagen te doen en hierbij de beschikking te hebben over een eigen projectruimte, waarin het team kan samenwerken.
3. Afspraak = afspraak. Afspraken maak je met elkaar en hierin heeft ieder teamlid een professionele verantwoordelijkheid. Elkaar kunnen aanspreken op deze verantwoordelijkheden is van belang voor de vorming van het projectteam en de voortgang van het project, waarbij er natuurlijk altijd calamiteiten zijn die kunnen leiden tot het niet kunnen nakomen van een afspraak. Dit is echter uitzondering en geen regel. De vaardigheid om dit proces goed te begeleiden, zonder te blijven vervallen in het accepteren van Ja, maar…….….-gedrag, is iets om rekening mee te houden bij de selectie van de beoogde projectleider.
4. En dan nog een tip voor de beoogde projectleider: projecten leiden kost tijd en hierbij is het faciliteren van het team één van de belangrijkste activiteiten. Boek dan ook op vaste momenten tijd in voor de Nespresso-momentjes. Hierdoor houdt je feeling met wat er speelt en voorkom dat je gaat vervallen in “Ja, maar……….”

Every project is an opportunity to learn, to figure out problems and challenges, to invent and reinvent. – David Rockwell