IT-projecten openen vaak de organisatiedeuren naar een wereld vol mogelijkheden en vooruitgang. Op zich geweldig, alleen vergeten we dan niet iets? Lees over relatie tussen implementeren, vaag taalgebruik en mensenwerk.

Het proces moet efficiënter verlopen en kosten dienen te worden bespaard. We gaan daarom over tot de aanschaf van een nieuw systeem, waarbij het gebruiksgemak voor klanten en medewerkers centraal staat.

Bovenstaande zou zo maar een opmerking kunnen zijn, die naar voren komt in de bestuurskamer van een willekeurige organisatie binnen de profit of non-profit. Even kort door de bocht volgt daarna het ontwerpen van een programma van eisen, eventueel de aanbestedingsprocedure, het vormen van een projectteam en uiteindelijk starten van het project. Bij dit alles komt de term implementatie ook geregeld naar voren. Implementatie met als doel dat het nieuwe systeem een bijdrage levert aan het verbeteren van het organisatieresultaat. Niets meer en niets minder!

Vaag taalgebruik

Het boeiende is dat bij het schrijven van deze blog een blauwe onderstreping volgt bij het woord implementatie. De betekenis die de spellingscontrole hieraan geeft is: vaag taalgebruik. Geen onbekende term binnen organisaties. Nu is op internet van alles te vinden wanneer het gaat over de betekenis van het woord implementatie. Soms is dit vaag en andere keren zeer verhelderend. Vanuit de gedachte van een uitleg in gewone mensentaal sluit de volgende beschrijving op Wikipedia goed aan op de gewenste helderheid en realiteit:

“Implementatie is de invoering van een nieuw systeem, plan, idee, model, ontwerp, standaard of beleid in een organisatie. De term wordt onder andere gebruikt in de IT-wereld, in de bestuurskunde en in juridische context.”

Het topje van de ijsberg

De kern van deze omschrijving is dat implementatie gaat over de invoering van iets nieuws. Op zich duidelijk op papier, alleen schijnt dit in de praktijk een stuk lastiger te zijn. Het laatste zeker wanneer het gaat om IT-projecten. Afgelopen jaren zie je namelijk via de media geregeld terugkomen dat binnen grote bedrijven en overheidsinstellingen IT-implementaties gepaard gaan met kostenoverschrijdingen, mismanagement, niet werkende systemen in de praktijk en uiteindelijk forse desinvesteringen. En de zaken die in het nieuws komen zijn waarschijnlijk slechts het topje van de welbekende ijsberg. Oorzaken zijn in dit kader ook voldoende herkenbaar. Denk bijvoorbeeld aan een slecht basisontwerp, waarbij niet of nauwelijks geluisterd is naar de eindgebruiker of dat simpelweg het doel niet helder was.

Implementeren is en blijft mensenwerk

Implementatie van een nieuw systeem of ontwerp kan uiteraard succesvol verlopen. De basis voor succes is echter niet alleen een deugdelijk ontwerp. Nee, alles staat of valt met het goed luisteren naar de (eind)gebruikers en het inzetten van de juiste (communicatie)instrumenten en begeleiders gedurende het traject. En dit laatste begint met de juiste persoon op het juiste moment op de juiste plaats. Neem daarom altijd het volgende mee in gedachten bij start van een nieuw IT-project:

Implementeren is en blijft mensenwerk