Wat dragen POP’s en PAP’s en andere HR-instrumenten bij aan de ‘bedoeling van organisaties’? Lees over verstikkende bureaucratie in de zorg, dienend leiderschap en gezond verstand.
Zijn we niet een beetje doorgeslagen
Het is half twaalf in de avond. Na het lezen van een column in het blad van een bekende organisatie in zorg en welzijn, vraag ik mij af of wij in Nederland niet een beetje zijn doorgeslagen. Dit laatste is overigens een understatement. In het stuk wordt namelijk tot in de puntjes aangegeven hoe wij binnen de BV Nederland totaal zijn doorgeschoten qua bureaucratie en gebrek aan leiderschap.
De morus van POP’s en PAP’s
In de betreffende column beschrijft een gepassioneerde verpleegkundige, werkzaam op de kinderafdeling van een ziekenhuis, precies de kern van het probleem. Zij wordt namelijk al tijdens de opleiding en ook daarna doorlopend verstikt door de morus van de POP’s en PAP’s. Instrumenten die enorm veel tijd kosten om in te vullen die feitelijk niet matchen met de realiteit van alledag. Voor de niet ingewijden; POP’s zijn Persoonlijke ontwikkel Plannen en PAP’s zijn de Persoonlijke activiteiten Plannen.
Leren in de praktijk
De terechte constatering van de dame in kwestie, die ik bij deze tot mijn heldin bombardeer, is dat zij in praktijk niets kan met deze HR-instrumenten. Zeker niet wanneer het gaat om de behandeling van een meisje (lees patiënte), die te maken heeft met conversie oftewel een verlamming in de benen, veroorzaakt door een probleem in de psyche. Door zelf te zoeken naar informatie, te luisteren naar de jonge patiënte, waar te nemen en daarna te doen komt de verpleegkundige tot een professionele manier om deze aandoening te behandelen en uiteindelijk de patiëntie behulpzaam te zijn. Dus niet door het oeverloos invullen van allerlei verplichte HR-formulieren, maar door aandacht te geven aan waar zij voor staat en te leren in de praktijk. Ook de verplichte bijwoning van een neonatologisch congres, met als één van de onderwerpen ‘Basale ganglia*’, droeg aan de praktijksituatie niets bij, ondanks de acceptatiepunten die werden behaald. Ik heb met verbazing de column gelezen en toch ook weer niet.
Volksstammen die wel zien, maar niets doen
De column van de verpleegkundige geeft precies aan waar de echte pijn zit binnen organisaties in de zorg en ook in andere delen van de de BV Nederland. Talent, passie en vakmanschap worden verstikt door bureaucratie, processen en regelgeving met als gevolg dat cliënten/klanten of in deze patiënten hier nadeel van (gaan) ondervinden. Gelukkig zijn er heldinnen, waar iedereen een voorbeeld aan mag nemen! Niet alleen vanwege haar handelswijze, maar ook doordat zij open en bloot durft aan te geven waar het probleem zit. Er zijn namelijk complete volksstammen met medewerkers en de ‘zogenaamde’ leiders, die dit alles wel zien maar niets durven te doen. Dit alles begint veelal in de politiek en bij de topbestuurders van organisaties. Een spijtige constatering.
De tucht van de bureaucratie
En is het Ziekenhuis, waar deze gepassioneerde verpleegkundige nu werkt, de uitzondering op de regel?
Nee!
Vele organisaties in de profit en non-profit kampen met de ‘tucht’ van dit soort bureaucratie en uit de hand gelopen geneuzel. Ik zie dit meer dan geregeld terug in de praktijk. Overheden, banken, onderwijsinstellingen, zorg & welzijnsorganisaties, andere (zogenaamd commerciële) organisaties en noem het maar op! Probleem binnen deze organisaties is dat de ‘zogenaamde’ leiders dit willens en wetens toestaan en wanneer nodig HRM of Control de opdracht geven een controle-instrument te ontwikkelen, dat vaak niet aansluit op de organisatierealiteit. Een veel gebruikt argument voor deze exercitie is:
Wij geven de werknemers de ruimte en de instrumenten zich in te zetten voor de eigen ontwikkeling, wat de organisatie en cliënten/klanten/patiënten nu en in de toekomst ten goede komt!
Persoonlijke ontwikkeling is niet te delegeren
Het punt is dat het praktijk vaak gaat over controle en het uit handen geven van ‘werk’. Werk dat de leidinggevende eigenlijk zouden moeten faciliteren en zelfs uitvoeren. Het moet en kan anders. Een mooi begrip hiervoor is dienend leiderschap met het doel dat de medewerker oftewel collega de tijd krijgt de (interne) klant te faciliteren of in deze de patiënt te behandelen, terwijl hij of zij ook in de persoonlijk ontwikkeling wordt gefaciliteerd. Kortom, talent en passie de ruimte geven en waar nodig die doen buiten de aangeleerde denkpatronen met bijbehorende hokjes! Dit doe je samen en niet door de niet gewenste rompslomp door te schuiven naar de werknemers. Hiermee wil ik overigens niet zeggen dat persoonlijke ontwikkeling van werknemers niet belangrijk is. Nee, zeker niet want hierdoor komt talent tot bloei. Alleen is controle en delegeren totaal iets anders dan dienen of faciliteren!
De BV Nederland is de grootste patiënt
Mijn constatering is in ieder geval dat de BV Nederland op dit moment de grootste en meest veeleisende patiënt is van allemaal. Het panacee voor genezing is dat werknemers en vooral de (would-be) leiders op durven te staan en dit soort misstanden continue aan de kaak (gaan) stellen. Alleen op deze manier is duurzame verandering realiseerbaar, waarbij de passie en talenten van de huidige en toekomstige werknemers worden benut. Dit zal leiden tot een optimale bediening van cliënt/klant/patiënt, gelukkige werknemers en excellerende organisaties. Iedere werknemer, klant, organisatie en daarmee de totale BV Nederland heeft hier baat bij.
* Basale ganglia: De basale ganglia sturen onze bewegingen.
