Als lijnmanager of HR-professional heb je vast nog wel even tijd om er een ‘projectje’ bij te doen, toch? Lees de blog over de projectmanagement en de overvolle agenda, het samenspel met de opdrachtgever en de invulling van projecteigenaarschap. 

Projecten en organiseren zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. En hoewel binnen de directiekamers het professionaliseren van projectmanagement en het bijbehorende eigenaarschap hoog op de verlanglijst staan van gewenste veranderingen, blijft de daadwerkelijke uitvoering in de organisatiepraktijk vaak achter.

‘Practice what you preach’ is in dat kader nog onvoldoende gemeengoed. Binnen veel organisaties is namelijk, vanwege allerlei moverende redenen, de ‘projectorganisatie’ nog niet of niet passend ingericht. Het gevolg is dat projecten in de profit en non-profit worden gedraaid door professionals, inclusief leidinggevenden, die het projectmanagement moeten doen naast hun dagelijkse kerntaken. Dit vanuit de gedachte van de opdrachtgevers:

Het kan er nog wel even bij!

De overvolle agenda

De professional van nu voelt zich vaak geleefd. Er komen allerlei taken op hem/haar af, die er voor zorgen dat de dagelijkse agenda al overvol is. En wanneer door de directie nog even snel wordt besloten dat er nog wel ‘een projectje bij kan’ dan heeft dit gevolgen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan stress in combinatie met de overlopende agenda, maar dit is slechts één van de gevolgen. De consequentie van dit alles is dat de gewenste projectdoelstellingen niet (tijdig) worden gerealiseerd. Gezien de positieve intenties, die vaak ten grondslag liggen aan een project, kan dit nooit de bedoeling zijn.

De belangrijke rol van de opdrachtgever

Oorzaken voor het mislukken van projecten in deze setting zijn er overigens legio. Los van bijvoorbeeld de discussie over de keuze voor een passende projectmethodiek, waarbij te denken valt aan agile, het meer traditionele waterval of een hybride-methode, speelt de opdrachtgever vaak ook (on)bewust een belangrijke rol op dit gebied.

In deze setting mag echter worden verwacht dat de opdrachtgever ook project-eigenaarschap toont en daarnaast bereikbaar is. En dan doel ik op bereikbaarheid met betrekking tot het nemen van besluiten in de vorm van onder andere go/no-go’s, het gezamenlijk evalueren van de voortgang, maar ook in relatie tot het betrekken en enthousiasmeren van de stakeholders. En dit laatste is nu eenmaal niet iets wat kan worden gedaan door het verzenden van een mail of een eenmalige nieuwsbrief door de afdeling communicatie.

Projectmanagement: het realiseren van samenspel

Het gevolg van het gedrag van een opdrachtgever, die onvoldoende invulling geeft aan de rol van projecteigenaar, is dat de projectmanager ‘die het er even bij moet doen’ het gevoel krijgt er met het projectteam alleen voor te staan. Dit met de uiteindelijke gedachte ‘Waar doen we het eigenlijk voor?’. Hierdoor wordt in praktijk de basis gelegd voor weer een (deels) mislukt project! Zonde en een onnodig gemiste kans.

Projectmanagement laten uitvoeren door professionals, naast de reguliere werkzaamheden, is niet ideaal. Dat wil echter niet zeggen dat het een onmogelijkheid is. Vanuit mijn ervaring met het managen van projecten binnen organisaties durf ik het tegendeel te beweren. Het vraagt alleen wel om een pragmatische benadering met voldoende ondersteuning door de juiste instrumenten, middelen en een projectmethodiek die passend is bij de context. En niet te vergeten een benadering, waarbij de projecteigenaar richting de projectmanager en de stakeholders duidelijk laat zien en voelen dat er sprake is van een samenspel. Een samenspel waarbij het realiseren van gezamenlijke doel, namelijk het succesvol afronden van het project, het uitgangspunt is.

Start by doing what’s necessary; then do what’s possible; and suddenly you are doing the impossible. – Francis of Assisi

* Deze blog is eerder gepubliceerd op Managersonline