Verspillen we niet onnodig veel tijd binnen organisaties aan vergaderen? Lees over tijdsbesteding nr 1 binnen organisaties en de relatie met een druk gezin, information overload en oudbakken koekjes.

Hoeveel tijd wordt er in organisaties nu nog echt besteed aan het werk waarvoor je opgesteld staat? Neem nu als voorbeeld tijdsbesteding nummer 1 in het Nederlands bedrijfsleven:

Vergaderen!

In de volksmond wordt hier gelijk het fenomeen polderen aan gekoppeld. En als wij ergens goed in zijn, dan is het wel polderen, hoewel de waarde hiervan aan inflatie onderhevig is. Hoe vaak zijn mensen of in dit geval collega’s niet te bereiken omdat de agenda weer eens staat afgeblokt voor de zoveelste poldersessie, want dat is waar het in veel vergaderingen over gaat. En dan hebben we het nog maar niet over de ‘inspanningen’ en tijdsbesteding op dit gebied door managers en alles wat een vergelijkbare naam heeft qua functie. Deze collega’s hebben vergaderen met de hoogste prioriteit geplaatst op hun werkzaamhedenlijst. Althans, zo lijkt het vaak wel en de mensen op de werkvloer kunnen het weten want voor hen is de leidinggevende vaak iemand die zij alleen zien op het moment dat de ochtendgang naar het kantoor op de zoveelste etage is ingezet en de koffie bij de automaat snel wordt meegenomen. Kortom, als de core business van bijvoorbeeld een manager gaat over het faciliteren van werknemers, dan is er nog wel wat te doen. En dat is dan netjes uitgedrukt! Ja, en natuurlijk heb je hier ook thuis mee te maken, want waarom zou het hier anders zijn!

Vroeger was alles anders

Ooit was alles anders. De man zorgde voor het inkomen en de vrouw zat thuis en was bezig met het regelen van alle zaken rondom het huishouden. Dit laatste was en is overigens ook gewoon een fulltime baan met een intensiteit waaraan de gemiddelde manager qua inhoud en verantwoordelijkheid nog een puntje kan zuigen. Gelukkig zijn de tijden veranderd, alleen kan ik mij soms wel eens voorstellen dat dit wel erg overzichtelijk was. En ik, ik ben in deze de papa die doet aan ‘ren je rot’, een tv-programma dat bij de oudere lezers vast een glimlach van herkenning oproept. Neem nu als voorbeeld eens een dag van de week waarop ik een aantal uren gepland maar ook regelmatig ongepland thuis werk en dit combineer met mijn deel van de huishoudelijke afspraken. Het begint in de ochtend met ontbijten. Op zich leuk om dit gezamenlijk met de kids te doen, alleen komt het frequent voor dat er één of meerderen in het gezin last hebben van een ‘langzaamaanactie’. En het gevolg:

Een papa vol stress en af en toe frustratie!

Je kunt immers niet te laat op school komen en daarnaast is het ook wel prettig als door de kinderhanden een kleine bijdrage wordt geleverd aan het huishouden. Denk bijvoorbeeld aan het eten geven van twee huisdieren met flaporen, de uitvinding van de twintigste eeuw namelijk de vaatwasser uitruimen en de tafel leeghalen. Goed, de toon is gezet voor de rest van de dag en wanneer het dan nog even uitkomt, zijn de dametjes niet altijd even lief voor elkaar, wat ook niet bijdraagt aan mijn persoonlijke gemoedsrust. Pfff, wat ben ik blij als zij op school zijn want dan kan ik aan het werk. Pure ontspanning!

De achterbankgeneratie

Maar dan volgt de middag. Naar school om de meiden op te pikken en dan komt het volgende. Het is tijd om het logistieke plan door elkaar te gooien, want natuurlijk moet er gespeeld worden met vriendinnetjes, wat ook wel eens niet gaat gezien de agenda. Verongelijkte gezichten volgen want een uurtje is immers ook genoeg om te spelen. Helaas, dat gaat niet altijd want de tennisles wacht voor de ene, daarna als een speer naar muziekles met de andere en ook nog even tussendoor eten maken voordat de ‘echte manager van het huishouden’ thuiskomt. Kortom, in de auto of als het kan duurzaam op de fiets van hot naar her om er vooral voor te zorgen dat iedereen aan zijn ontspanning toekomt. Nou ja, bijna iedereen want degene die totaal niet ontspannen in de auto zit, is de chauffeur, die de achterbankgeneratie op de plaats van bestemming aflevert en daar regelmatig ook nog even moet wachten.

Tja, dan had ik maar een vak moeten leren, is de gedachte die regelmatig door mijn hoofd waart. Daarna volgt de tijd van ‘alle ballen verzamelen’ en even rust. Dat is althans de gedachte als iedereen aan de eettafel zit, maar zoals waarschijnlijk in veel gezinnen moet iedereen ook nog even doen aan het dagelijkse portie storytelling. Daarna volgt de riedel van een boekje voorlezen voor de jongste, een cursus Italiaans als voorbereiding op de vakantie met de middelste en helpen met huiswerk bij de oudste. En wanneer je dan denkt eindelijk even rust te hebben en te kunnen ontspannen, na nog wat werk te hebben gedaan, komt er wel weer één naar beneden met de mededeling dat het slapen wat lastig gaat! Grrrrr!! Soms zou ik mezelf kunnen voorstellen dat de ouderwetse taakverdeling zo slecht nog niet was. Maar ja, wat zegt dit over mij? Misschien is gewoon mijn planning niet goed of sterker nog, zeg ik gewoon te weinig nee!

Het fenomeen van verspilde tijd

Eigenlijk is dit binnen het bedrijfsleven niet veel anders en we hebben hier allemaal mooie termen voor. Vergaderingen, meetings, conference-calls, heisessies en ga nog maar even door. Je vraagt je af en toe wel eens af of er ook nog sprake is van enige echte arbeidsproductiviteit of dat wij collectief slechts bezig zijn met het ‘fenomeen van de verspilde tijd’ in stand houden. En dat dit alles niet alleen gevoelsmatig een tijdsvreter van de eerste orde is, wordt ook bevestigd door een internationaal onderzoek uit van een tijd terug, dat werd geciteerd op de site van Business management op Plazilla.com. Werknemers, in de iedereen welbekende hiërarchische organisatiehark die geen managers zijn, zijn gemiddeld een kwart van de tijd kwijt aan vergaderen. Voor managers is dit 40 procent en voor het topmanagement is op dit gebied de sky bijna de limit met 75 tot 80 procent! Hoe bedoel je een overkill! En ik ben ook één van de vele managers die zich hier aan bezondigen, waardoor er te weinig tijd overblijft voor mijn core business, namelijk het faciliteren van mensen.

Information overload

Waar het uiteindelijk om draait, is timemanagement en het geven van de juiste prioriteit aan zaken die echt aandacht vragen en gepland of ongepland voorbij komen in deze tijd van information overload, zoals die wordt omschreven door Ronald van de Buld in zijn boek Prioritijd!. Hoe vaak komt het echter niet voor dat je bij een vergadering geacht wordt aanwezig te zijn, terwijl de toegevoegde waarde nihil is. En dit alles om de naam weer in de notulen te zien verschijnen met het stempel ‘Aanwezig’. En excuses om weg te blijven zijn er vaak voldoende, alleen worden deze door de goegemeente niet geaccepteerd. Het hoort immers bij de functie, bij het werk! Maar is dit ook echt zo? Weegt het tijdsbeslag van het bespreken van zaken, die vaak al op een andere wijze zijn gecommuniceerd of anders te communiceren zijn, op tegen de afwezigheid op de werkvloer of bij de klant? Nee, in dit opzicht vinden wij het collectief blijkbaar belangrijker om te blijven ‘polderen’ over onderwerpen die veelal uitmonden in een slap aftreksel dat al weer achterhaald is op het moment dat het definitieve besluit wordt genomen.

Oudbakken koekjes

En dan heb ik het nog geeneens gehad over de vorm. Het komt namelijk nog te vaak voor dat vergaderen binnen de traditionele organisaties plaatsvindt in de formele setting van een vergaderruimte met daarbij slechte koffie en oudbakken koekjes. En wanneer je dan begint over een niet eens zo nieuwerwets idee als ‘videoconference’, wat prima te combineren is met werken waar en wanneer dan ook, volgt weerstand. Het wijkt immers af van het patroon dat al jaren is ingeslepen. Kortom, de gang naar de blokkendoos met de naam ‘kantoor’ wordt weer gemaakt en ondertussen gaan bakken met tijd verloren aan heen en weer reizen. Uiteindelijk is de conclusie dat in een dergelijke setting timemanagement een mooie term is en het daar ook bij blijft. Niet omdat het niet anders kan maar omdat wij dit blijkbaar zo willen en accepteren! Dat gaat nog wat worden met de instroom van de achterbankgeneratie, die toch ‘iets’ anders denkt over effectief communiceren en voor wie work-life balance een hot topic is.

Wat ga je doen?

Nu genoeg geklaagd, al zal het voor velen zeer herkenbaar zijn. Waar het uiteindelijk om gaat, is rust voor jezelf creëren zodat die enorme vergaarbaak aan potentiële stress, die het hoofd wordt genoemd, enigszins rustig blijft. Hiervoor is tijd creëren, voor het geven van aandacht aan de zaken die er echt toe doen zoals in deze contact met collega’s en klanten, van groot belang. En ik weet nu ook uit ervaring dat hier wat aan te doen is, maar dat dit iets is wat zeker collectief nog onvoldoende wordt gedaan binnen veel organisaties omdat sommige dingen nu eenmaal not-done zijn. Namelijk gewoon heel eenvoudig NEE zeggen en waar nodig onderbouwd weigeren. Het geeft in ieder geval rust en als meerdere mensen dit gaan doen, is de kans groot dat de aanhouder wint. Op deze manier blijft timemanagement geen loze kreet!

*Dit is een hoofdstuk uit het boek Help! Mijn papa is manager, geschreven door Richard van der Lee. Een boek over de avonturen van een vader en zijn 3 dochters en de relatie tussen het wijze lessen uit het gezinsleven en de zaken waar je als professional dagelijks mee te maken hebt binnen organisaties.