Binnen organisaties wordt geregeld gesproken over het realiseren van een feedbackcultuur. Maar hoe voorkom je dat dit een papieren tijger blijft? Lees over feedback en het stellen van de juiste vragen om te komen tot verandering.

Enige tijd terug las ik in een artikel dat medewerkers het liefst voortdurend feedback ontvangen. Het in het artikel beschreven onderzoek, dat is uitgevoerd door het Top Employers Institute, en specifiek onderstaande uitspraak inspireerde mij om weer een blog te schrijven.

De meeste organisaties vernieuwen hun beoordelingsprocessen. Zo geeft 85 procent van de deelnemende organisaties in Nederland aan dat zij hun managers trainen om medewerkers voortdurend transparante, constructieve feedback te geven in een meer informele setting.

Is 85 procent representatief?

Wanneer ik in het artikel lees dat er wereldwijd 900 bedrijven hebben meegedaan aan het onderzoek en dat in Nederland 85 procent van de deelnemende organisaties aangeeft dat managers worden getraind op dit gebied dan roept dit bij mij een vraag op. Namelijk de vraag:

Hoe representatief is dit rapport?

Mijn beeld is dat de genoemde 85 procent in ieder geval niet aansluit op de realiteit in Nederland. Immers, leidinggevenden nemen door de waan van de dag geen tijd om dit soort trainingen te volgen en aan de ‘moetjes’, zoals het vrijmaken van tijd voor goede gesprekken, komen zij al helemaal niet toe. En dat bijvoorbeeld trainingsbureau’s een percentage van 85 zouden toejuichen is duidelijk, alleen zie ik in de praktijk ook dat deze naarstig op zoek zijn naar ‘werk’. Zo zie je maar dat de praktijk weerbarstiger kan zijn dan wat je in eerste instantie zou denken op basis van een artikel met deze titel.

Vernieuwen van beoordelingsprocessen?

In de tekst staat iets over het vernieuwen van beoordelingsprocessen, waarna de koppeling wordt gelegd met transparante en constructieve feedback in een informele setting. Dit is weer een gevalletje van oude wijn in nieuwe zakken.

Velen weten ondertussen allang dat feedback in informele setting het beste werkt, waarbij het wel van belang is niet slechts aandacht te geven aan minder positieve feiten en waarnemingen. Integendeel zelfs, aandacht geven aan wat goed gaat draagt bij aan ontwikkeling van mens en organisatie! Dit laatste is ook al lang bekend, alleen is het blijkbaar nog steeds makkelijker om het tijdens dergelijke gesprekken te hebben over aandachtspunten en weinig aandacht te besteden aan alles wat wel goed gaat.

En transparant en constructief? Veel gesprekken uit de HR-cyclus zijn in de beleving van medewerkers en leidinggevenden ‘moetjes’ en qua uitvoering eenrichtingsverkeer. Hierdoor dragen deze gesprekken niet bij aan de ontwikkeling van (externe) professionals en organisaties, zoals ook beschreven in de blog Leiderschap: de moetjes van de HR-cyclus of echt inspireren?

Managers trainen?

85 Procent van de organisaties geeft aan dat zij hun managers trainen. Nu is dit niet echt vernieuwend en al helemaal niet toekomstgericht! Immers, hiërarchische leemlagen en daarmee ‘vaste’ managers verdwijnen uit steeds meer organisaties. Projectmatig en vloeibaar organiseren wordt langzaam maar zeker de norm en zelfsturing gaat een steeds belangrijkere rol spelen.

Feedback geven en ontvangen is daarnaast geen top-down-exercitie en uit de praktijk blijkt dat de meeste waardevolle feedback wordt uitgewisseld, zonder dat hier hiërarchie bij komt kijken. Dit laatste is zeker binnen projectteams het geval. Het is dus zaak dit proces optimaal te faciliteren met de juiste instrumenten. Maar hier zit nog iets voor en dat is niet het trainen van managers. Alles begint namelijk met het stellen van de juiste vragen.

Stel de juiste vragen

Het realiseren van een cultuur van feedback begint met het stellen van vragen, waarvan er onderstaand een aantal op een rijtje zijn gezet (en de lijst is natuurlijk per organisatie(vorm) verschillend):

• Wat wil de organisatie bereiken met een cultuur van feedback, oftewel wat is de toegevoegde waarde?
• Hoe doet de organisatie het op dit moment met als insteek ‘wat doen we goed’ en ‘wat kan beter’?
• Zijn de professionals uit alle geledingen, en dan vooral het management en bestuur, wel toe aan een cultuur van feedback?
• Lanceert de organisatie weer een nieuw programma in een ‘cleane’ omgeving (bedacht door staf, top-down ingestoken) of wordt het echte “human capital” van de organisatie ingezet bij het ontwikkelen van een cultuur van feedback?

Denk bij het human capital, bij gebrek aan een betere term, aan de professionals binnen organisaties, die dagelijks te maken hebben met klanten, deel uitmaken van multidisciplinaire teams en die ook weten hoe het is om dagelijks gevraagd en ongevraagd feedback te ontvangen.

• Wordt bij het ontwikkelen van een cultuur van feedback rekening gehouden met andere en vooral nieuwe manieren van organiseren, zodat ook hier een wisselwerking kan ontstaan met bijvoorbeeld ingehuurde zelfstandige professionals? Dit met als doel dat leren van elkaar’geen kreet op papier blijft

En aansluitend op de titel van het artikel “Medewerker krijgt het liefst voortdurend feedback onder ogen”, de volgende vraag:

• Welke instrumenten leveren in deze snel veranderende tijd toegevoegde waarde om een cultuur van feedback te realiseren en ervoor te zorgen dat dit actueel en 24/7 voorhanden is voor organisaties en de professionals die hier werkzaamheden verrichten?

Kortom, start met het stellen van de juiste vragen wanneer je een cultuur van feedback wilt realiseren in een organisatie.

I believe in accessibility. I believe in honesty and a culture that supports that. And you can’t have that if you’re not open to receiving feedback. – Mindy Grossman, CEO HSN (Home Shopping Network)

* Deze blog is door Richard van der Lee eerder geschreven voor TruQu.com