Waarom is een goede drumbeat belangrijk voor projecten? Lees over ritme en projectmanagement, excuses uit de dagelijkse organisatierealiteit en het nakomen van afspraken.

Ritme? We kunnen niet zonder!

Ritme! Je komt het dagelijks tegen. Denk bijvoorbeeld eens aan thuis en de min of meer vaste momenten voor activiteiten, zoals de vaatwasser uitruimen, stofzuigen, boodschappen doen, de hond uitlaten, de kinderen naar school brengen en ga zo maar door. Maar denk ook even aan het nuttigen van ontbijt, lunch en diner binnen bepaalde tijdsblokken omdat dit aansluit op de door ons zelf gecreëerde behoefte. Een patroon van activiteiten, op basis van een vast ritme, is voor velen onder ons herkenbaar, comfortabel en een automatisme. En wanneer het ritme wordt onderbroken, volgt geregeld een gevoel van ‘ontregeling’ en ‘onrust’.

De drumbeat bij projecten

Binnen projecten is geregeld een ritme zichtbaar, ook wel de drumbeat genoemd. Binnen scrum-projecten is dit ritme heel herkenbaar, alleen weten we ook dat lang niet alle projecten zich lenen voor deze agile-methodiek. Dit omdat het niet past bij de organisatiecultuur, de wijze van gewenste aansturing of simpelweg omdat een andere project-methodiek, in relatie tot het projectdoel, beter aansluit. Binnen veel organisaties zie je echter wel de behoefte ontstaan om de traditionele vorm van waterfall-projectmanagement te mengen met kort cyclische activiteiten oftewel een hybride invulling van projectmanagement.

De activiteiten

Aan welke activiteiten valt te denken wanneer het gaat over het inrichten van de drumbeat binnen hybride projectmanagement:

1. Het dagelijks/wekelijks afstemmen van activiteiten met leden van het projectteam (online/offline).
2. Het op hoofdlijn op de hoogte brengen van de stuurgroep m.b.t. de projectvoortgang, inclusief eventuele rapportages ter ondersteuning en daarnaast het nemen van besluiten tijdens go/no-go momenten.
3. Het informeel en formeel bijpraten van de projectleider met de teamleden over zaken die van belang zijn.

De project-drumbeat zorgt daarnaast voor inzicht op het gebied van tijdsbesteding en draagt tevens bij aan duidelijkheid op het gebied van rollen (wie doet wat en wanneer).

Excuses genoeg

Nu even de praktijk van alledag. Wat je binnen organisaties geregeld ziet gebeuren is dat de afspraken, voortkomende uit de drumbeat, netjes op papier worden gezet als onderdeel van de projectplanning. De opvolging in de dagelijkse organisatierealiteit is echter weerbarstig en excuses om de gemaakte afspraken niet na te komen zijn er meer dan voldoende. En voor degenen die hier nog onvoldoende beeld bij hebben onderstaand een aantal excuses die niet onbekend in de oren zullen klinken:

1. Het lid van het projectteam: “Ik weet dat ieders aanwezigheid bij de weekstart de afspraak is die wij bij de projectstart hebben gemaakt, maar ik heb zoveel te doen dat ik dit niet wekelijks ga redden. Ik zie de samenvatting wel verschijnen via de mail.”
   Het gevolg: van uitstel komt vaak afstel en andere teamleden gaan door het toestaan van dit gedrag ook makkelijker om met het (niet) nakomen van gemaakte afspraken. Dit zal uiteindelijk zorgen voor een projectteam dat niet samen wil en gaat werken en daarmee de projectdoelstellingen niet realiseert.
2. De voorzitter van de stuurgroep die tevens projecteigenaar is: “Onze agenda zit al heel vol met allerlei zaken die de komende maanden spelen. Stuur maar een Excel bestand met harde cijfers en dan gaan we binnenkort wel een aantal besluiten nemen. Voor het regelen van alle softe zaken daaromheen hebben we een projectleider aangesteld en als er ‘brand’ is horen we het wel.”
   Het gevolg: weer een project wat niet gaat landen door enkel te sturen en ad hoc reageren op cijfermatige informatie, zonder kennis te hebben van de context. Daarnaast zal het niet nemen van besluiten zorgen voor vertraging en gaat projectleider fungeren als kop van jut wanneer er iets fout gaat.
3. De projectleider: “Ik haal als projectleider meer dan voldoende informatie uit de andere formele momenten, zoals de wekelijkse meetings met het team. Ik wil het zakelijk houden en zie dan ook niet de toegevoegde waarde van de veel genoemde Nespresso-momentjes.”
   Het gevolg: Geen binding tussen de teamleden en de projectleider, waardoor zij/hij de zaken die spelen in de onderstroom dan ook niet tijdig zal herkennen. De projectleider verliest hierdoor grip op relevante factoren die tijdens het project een rol kunnen spelen en daarmee het projectresultaat beïnvloeden.

Just do it!

Kortom, meer dan voldoende redenen om eens na te denken over het inrichten van een duidelijke drumbeat bij nieuwe en lopende projecten en hier ook werk van te maken. Dit overigens zonder er een statische overleg- en besluitvormings-cultuur op basis van automatismen van te maken en de flexibiliteit uit het oog te verliezen. Het gaat immers niet om de lengte van overleggen, de snelheid van besluiten of de opzet van mails/nieuwsbrieven en juist wel over de kwaliteit om te komen tot een goed projectresultaat. Hou het niet bij afspraken op papier, maar handel volgens de slogan van een bekend sportmerk:

Just do it!