Wat hebben de “Wat als…………..?-vraag“, betonrot en risicohouding met elkaar te maken? Lees de blog over managers met waterpokken en het belang van het samenstellen van het juiste projectteam.

Het doel wordt gemist

Er is helemaal geen Plan B!

Deze uitspraak zal velen onder ons niet onbekend in de oren klinken. Denk hierbij maar eens aan het Nederlands voetbalelftal en de aanvalstactiek tijdens de WK-kwalificatiewedstrijden. Een tactiek die, tijdens de momenten dat het echt noodzakelijk was, niet resulteerde in winst en daarmee kwalificatie. Het doel werd mede daardoor letterlijk en figuurlijk gemist. Miljoenen ‘bondscoaches-op-de-bank’ en het korps voetbal-analisten hadden het tijdens en na de wedstrijden van Oranje dan ook over een kwalitatief zwak elftal zonder samenhang, de risico’s die verbonden waren aan de gehanteerde aanvalstactiek en het ontbreken van een plan B om hierop te anticiperen.

In general, things either work out or they don’t, and if they don’t, you figure out something else, a plan B. There’s nothing wrong with plan B. – Dick van Dyke

Wat als……?

Op het gebied van projectmanagement kom je dit soort verschijnselen ook tegen. Hoe vaak gaat het gedurende een project niet fout omdat het projectteam de voelsprieten niet heeft om de risico’s te signaleren en de vaardigheden om hier op in te spelen wanneer nodig? Het fundament om hier als projectteam wel op een professionele wijze mee om te kunnen gaan, begint bij het in kaart brengen van de projectrisico’s. En dit start vaak met het stellen van de vraag: ‘Wat als…………?’

De fantasie slaat op hol

Uit ervaring kan ik zeggen dat een sessie met ‘Wat als……………….?’ als onderwerp, de fantasie van de deelnemers op hol kan laten slaan. De rampscenario’s, die een bedreiging kunnen vormen voor een succesvolle projectrealisatie, vliegen je dan om de oren. Van het uitvallen van internet voor een langere periode door een kabel-knagende muis tot een projectmanager met waterpokken op latere leeftijd. Er komt echt van alles voorbij. En natuurlijk weten de leden van het projectteam en de projecteigenaar ook dat heel veel zaken niet ‘echt’ gaan gebeuren, maar…………. je weet maar nooit!

Betonrot

Over ‘………je weet maar nooit’ gesproken. Je kunt jezelf op dit gebied in de dagelijkse praktijk nog verbazen. Een collega van mij was bijvoorbeeld een tijd geleden als projectmanager werkzaam op een tropisch eiland in de Cariben. Tijdens de bijeenkomst met het nieuwe projectteam was de inventarisatie van projectrisico’s ook onderwerp van gesprek. En zoals tot dan toe gebruikelijk tijdens dit soort sessies gaf hij als voorbeeld aan dat het gebouw, van waaruit het projectteam de werkzaamheden zou gaan uitvoeren en waar zij op dat moment bijeen waren, wellicht in zou kunnen storten. Gelijk daarna volgde natuurlijk de opmerking dat dit slechts een extreem voorbeeld was en zeker niet reëel risico.

Een onderdrukt gelach van de leden van het projectteam was het gevolg. De reden hiervoor was dat een week eerder betonrot was geconstateerd, waarbij de fundamenten van het pand waren aangetast. Om ieder risico te vermijden heeft het projectteam daarna de werkzaamheden in een ander pand voortgezet. Immers, je weet maar nooit! Mijn collega heeft overigens, voor zover ik weet, dit voorbeeld niet meer aangehaald tijdens de inventarisatie van de projectrisico’s.

…….. je weet maar nooit!

Even terug naar de huidige realiteit. Een goede ‘Wat als………….?-sessie’ is voor ieder project van groot belang. Op basis hiervan kunnen de direct zichtbare projectrisico’s worden ondervangen of kan worden besloten dat deze simpelweg acceptabel zijn. Daarnaast wordt er op dat moment ook gewerkt aan de risico-houding van het team. Een risico-houding, die ervoor zorgt dat het team alert is, koers kan houden in zwaar weer en daarmee ook de flexibiliteit en creativiteit heeft om onverwacht optredende risico’s het hoofd te kunnen bieden. Dit met als uitgangspunt dat het uiteindelijk gaat om het bereiken van doel, maar wel dat de weg daar naartoe kan veranderen. En dit alles niet omdat de risico’s daadwerkelijk realiteit worden, maar…………….. je weet maar nooit!

Het belang van de risico-houding

Niet nadenken over de houding van het team, in relatie tot risico’s die kunnen optreden, is een luxe die projectteams zich niet (meer) kunnen veroorloven. Want wanneer het projectplan in beton is gegoten, de risico’s onvoldoende in kaart zijn gebracht en de risico-houding bij het team en bij de projecteigenaar ontbreken, heeft dit vaak een gevolg. De kans is op dat moment groot dat het team niet kan anticiperen op interne/externe veranderingen die onvoorzien en plotseling ontstaan. Veranderingen die veelal gepaard gaan met risico’s. En zoals we allemaal weten zijn in deze dynamische tijd, gedurende kleine en grote projecten, veranderingen meer regel dan uitzondering.

Een team met elf spitsen wint geen wedstrijden

Werk als projectteam dus bewust aan de risico-houding en zie dit als basis voor het kunnen en durven anticiperen op risico’s die gedurende het project ontstaan. Op dat moment wordt het makkelijker snel een plan B te bedenken om de risico’s te ondervangen. Overigens word op dit gebied een belangrijke basis gelegd bij de samenstelling van het projectteam, door uit te gaan van kwaliteit en vooral diversiteit. Immers, een elftal met elf vergelijkbare spitsen heeft nog nooit een wedstrijd gewonnen!